15
июн
2018
Как выбрать аутсорсинговую компанию

Любое развитие бизнеса стремится к минимизации затрат и увеличению доходности. Один из таких способов, на наш взгляд – передать ведение бухгалтерии в аутсорсинговую компанию. В данном решении много преимуществ: сокращение издержек, контроль выполнения работы, взаимозаменяемость сотрудников, страхование ответственности и т.д.

Мы уже подробно сравнивали услуги штатного бухгалтера и аутсорсинговой компании. (ссылка на статью «Штатный бухгалтер vs аутсорсинг»), поэтому в этой статье хотим обсудить, на какие  важные моменты необходимо обратить внимание при выборе обслуживающей компании.

 

1. Утечка сведений конфиденциального характера

 

Чтобы не переживать о разглашении конфиденциальной информации, выясните какие гарантии дает компания. Как отражена ответственность исполнителя в договоре обслуживания. Заключены ли с сотрудниками соглашения о неразглашении информации во время работы и после увольнения.

 

СОВЕТ

Если компания не готова предоставить подобные документы – стоит задуматься и возможно отказаться от такого сомнительного партнёрства.

КАК В ЭКСПЕРТЕ

Ответственность за разглашение информации всегда отражена в договорах обслуживания с клиентами, а также в соглашениях со всеми сотрудниками компании.


2. Компетентность сотрудников

Часто аутсорсинговые компании не в состоянии платить достойную заработную плату своим сотрудникам, из-за чего возникает «кадровый голод», который вынуждает принимать на работу сотрудников с невысокой квалификацией. В результате, у клиентов появляются высокие риски взыскания штрафов и пени, блокировки счетов, нежелательных проверок и привлечение лишнего внимания к бизнесу.

СОВЕТ

Перед тем как сделать выбор, проведите первичную консультацию со специалистами аутсорсинговой компании. Не стесняйтесь задавать волнующие Вас вопросы, обратите внимание насколько квалифицированы и готовы к вашим вопросам сотрудники компании, насколько подробно и аргументировано отвечают на Ваши вопросы.

КАК В ЭКСПЕРТЕ

Сотрудники проходят многоступенчатое профессиональное и личностное тестирование при приеме на работу. Регулярно поддерживают и повышают свою квалификацию на семинарах. Все специалисты имеют опыт работы с любыми системами налогообложения и в различных отраслях деятельности. Работа бухгалтеров всегда контролируется руководителями групп и отделов.

На первой встрече Вы сможете лично убедиться в высоком уровне компетенций наших сотрудников.

 

3. Ответственность

Чтобы исключить проблемы, связанные с ошибками в учете, и быть уверенным в качестве предоставленных услуг – обратите внимание на гарантии аутсорсинговой компании, отраженные также в договоре. Каким бы профессионалом не был бухгалтер, он может совершать ошибки, а оборудование и софт могут дать сбой и возникает главный вопрос – кто, в таком случае, несет ответственность за убытки?

СОВЕТ

Внимательно изучите договор на оказание услуг: проверьте наличие пункта о компенсации убытков, штрафах и т.д. Идеальным вариант - если профессиональная деятельность компании застрахована, в таком случае Вы можете быть уверены, что не придется оплачивать чужие ошибки!

КАК В ЭКСПЕРТЕ

Ответственность исполнителя всегда прописана в договоре.  Компенсация убытков и устранение последствий производится за счет аутсорсера. Также ответственность «ЭКСПЕРТА» по договорам бухгалтерского сопровождения застрахована в СПАО "ИНГОСCТРАХ" на 1 000 000 руб.

 

4. Контроль деятельности аутсорсинговой компании

Предпринимателю без знаний бухгалтерского учета, сложно проверить насколько качественно оказаны услуги. Зачастую оценка работ следующая: «Счета не блокируются, налоговая не приходит, штрафов нет – все хорошо». Однако отсутствие перечисленных факторов не всегда является показателем, что с вашей бухгалтерией все в порядке. В большинстве случаев о проблемах можно узнать неожиданно, а для исправления потребуется восстановление бухгалтерского учета со значительными финансовыми и временными вложениями.

СОВЕТ

Если Вы сами не владеете основами бухгалтерии, то чтобы исключить проблемы, внимательно ознакомьтесь с договором обслуживания, в нем должен быть прописан регламент оказания услуг. В отличие от штатного или «приходящего» бухгалтера, где неспециалисту сложно контролировать работу и понять насколько добросовестно сотрудник выполняет свои обязанности, работая с аутсорсинговой компанией, Вы можете всегда удостоверится в оказании услуг, состав и качество которых зафиксировано в условиях договора.

КАК В ЭКСПЕРТЕ

Порядок оказания услуг индивидуален и четко определен в договоре с каждым клиентом. В компании приняты и выполняются внутрифирменные стандарты обслуживания, исполнение которых контролирует руководитель обслуживающего специалиста.

 

5. Недостаточная скорость реагирования

Многие считают, что бухгалтер, сидящий в соседнем кабинете, будет более оперативно реагировать на проблемы, чем аутсорсинговая компания. Но одним из основных преимуществ аутсорсинга является выстроенная годами, эффективная система работы, при которой обязанности по ведению учета распределены между специалистами, каждый из которых отвечает за свой участок и поэтому все вопросы решаются безотлагательно. Штатный главный бухгалтер подчас занимается низкоквалифицированным трудом: заведением «первички», обзвоном поставщиков по документам, решением административных и других вопросов, которые отвлекают его от главных обязанностей и не оставляют возможности оперативно решить все вопросы руководителя. Что кстати, может приводить к ошибкам в учете и недальновидной налоговой политике.

СОВЕТ

Уважающая себя аутсорсинговая компания старается максимально оперативно взаимодействовать с клиентом, поэтому использует многоканальный телефон, чтобы ни один звонок не остался без ответа и обладает достаточным количеством специалистов с оптимальным уровнем загрузки, для полноценной работы с каждым клиентом.

Узнаете сколько в среднем ведет 1 бухгалтер компаний, есть ли у него помощники и есть ли руководители, которые, если что, смогут оперативно его заменить.

КАК В ЭКСПЕРТЕ

Каждый клиент может общаться со своим бухгалтером несколькими удобными способами начиная от обычного телефонного звонка и заканчивая моментальным общением в мессенджерах. А также у каждого бухгалтера есть помощники, выполняющие свой функционал, и руководитель, который помогает решать сложные вопросы.

Вы можете прийти к нам на консультацию, познакомиться с нашей структурой и сотрудниками.


6. Большая текучка персонала

Многие предприниматели бояться отдавать ведение бухгалтерии на аутсорсинг из-за перспективы «каждый месяц менять бухгалтера». В некоторых аутсорсинговых компаниях персонал меняется с высокой частотой, а его квалификация падает от раза к разу. Стоит понимать, что квалифицированный бухгалтер не станет работать на низкооплачиваемом месте, заваленный непрофильной работой (ведение кадров клиента, мелкие юридические консультации, ввод «первички», обновление базы данных 1С и т.д.) и без возможности повышать свою квалификацию!

Только крупные аутсорсинговые компании могут позволить равномерно распределять загрузку на каждого бухгалтера, учитывать специфику каждого клиента и сопоставлять с навыками бухгалтера! А также обеспечить этого специалиста юридической и экспертной поддержкой!

СОВЕТ

Уделите внимание офису выбираемой компании. Сколько человек одновременно там находятся? Удобно ли им? Ведь недовольные люди не смогут продуктивно работать и тем более не станут засиживаться в подобном месте, что, в первую очередь, негативно отразится на вашей бухгалтерии.

Узнайте, как часто специалисты проходят курсы повышения квалификации, если ли экспертная поддержка: методологи, юристы, консультанты и программисты 1С и т.д.

КАК В ЭКСПЕРТЕ

Мы ценим не только каждого клиента, но и каждого сотрудника. Поэтому стараемся окружить их максимальным комфортом, заботимся о регулярном повышении квалификации и обеспечиваем каждого экспертной поддержкой – в нашем штате есть методологи, юристы, специалисты 1С-сопровождения, которые готовы оперативно отвечать на вопросы сотрудников!

 

Руководствуясь этими простыми правилами, вы сможете подобрать себе надежную аутсорсинговую компанию!
Если у вас остались вопросы – звоните, подскажем: (812) 401-40-30.